L'édition et la personnalisation de documents de gestion transactionnels impliquent une bonne compréhension de la Gestion Electronique Documentaire (GED) et de l'Archivage.

Procédés en éditique de gestion

La gestion des données en amont

L’objectif du Groupe Multipap est de ne rien changer aux habitudes et aux systèmes d’information des entreprises clientes. Pour cela, nos systèmes informatiques réceptionnent différents types de fichiers et d’applications (Pdf, AFP, PCL, fichiers plats, Spool, Xml, mode ASP…) avec différents protocoles de transferts et une équipe de surveillance 24h/24. Ces données sont ensuite retraitées en interne.

La composition des documents peut être réalisée en amont mais il est possible de recevoir des données « au kilomètre », le Groupe Multipap prend alors en charge la composition, la réalisation des documents en interne, l’intégration des éléments supplémentaires de contrôle liés à la lecture automatique des documents (LAD) pilotée par codes à barres ou OMR.

Les opérations de tri, de regroupement et de lotissement

Avec la modernisation des centres de tris postaux, les gros remettants bénéficient de tarifs spécifiques s'ils effectuent à leur charge le tri et le lotissement des courriers en colis d'un poids maximal de 5/6 kg. Ces colis sont alors triés par code postal, code départemental et le résiduel en France entière.

Les économies d'affranchissement ainsi réalisées sont colossales : par exemple, les prix varient de 53 centimes d'Euros pour un pli classique à 43 centimes d'Euros pour les courriers dits « massifiés », en gamme lettre.

L'archivage

Dès sa création, un document devient une archive en puissance. Au respect des obligations légales s’ajoute la nécessité de répondre aux demandes de justificatifs, de se défendre d’actions juridiques et de partager l’information entre services, entre sites.

Le Groupe Multipap répond aux besoins de dématérialisation des données en transférant les documents papiers sous forme électronique. Ils peuvent ensuite être indexés automatiquement et consultables en monoposte, en réseau, sur serveur web, en mode ASP ou sur CD-ROM.
Le Groupe Multipap s’adapte à de nombreux formats d’archivage : Jpeg, Pdf, fabrication CD-ROM.

Attention, le métier de Tiers-Archiveur est une fonction en soi. Elle repose sur des normes spécifiques de conservation et de protection des données. Pour rester en cohérence avec la stratégie du Groupe, cette activité n’y est pas intégrée mais elle est proposée en partenariat avec des sous-traitants indépendants.

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